Ewa Miszczyk-Wróbel

radca prawny

Od wielu lat z sukcesem pomagam deweloperom oraz wykonawcom zakładać spółki budowlane, a następnie prowadzić je w sposób bezpieczny, osiągając sukcesy w branży budowlanej...
[Więcej >>>]

Porozmawiajmy

I jeszcze dwa słowa o monitoringu wizyjnym

Ewa Miszczyk-Wróbel30 listopada 2019Komentarze (0)

Pisałam niedawno na blogu o tym, iż Europejski Trybunał Praw Człowieka orzekł*, że ukryty monitoring wizyjny może być dopuszczalny. Pod warunkiem jednak, że będzie zainstalowany z powodu podejrzeń poważnych uchybień pracowniczych oraz ryzyka powstania dużych strat po stronie pracodawcy.

Na reakcję polskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie musieliśmy czekać długo. Oficjalnie podtrzymał swoje stanowisko na ten temat – w Polsce ukryty monitoring jest niedopuszczalny. Nawet zatem podejrzewając pracowników o kradzieże sprzętu budowlanego z placu budowy, nie wolno Ci skorzystać z takiego rozwiązania.

Osobiście nie zgadzam się z takim podejściem. Jestem jednak przekonana, że UODO niespecjalnie się tym przejmie 🙂 Więcej na temat orzeczenia ETPC, które wskazuje wyjątki dla ukrytego stosowania monitoringu wizyjnego znajdziesz w artykule umieszczonym tutaj.

Będę się przyglądać temu zagadnieniu, bo problem jest wielowymiarowy, a UODO mocno się usztywnił w tym zakresie, nie bacząc na interesy pracodawcy.

Monitoring wizyjny w oparciu o art. 22(2) k.p.

Polski UODO w swoim stanowisku odwołuje się do art. 22(2) kodeksu pracy. Według niego reguluje on kompleksowo zasady stosowania monitoringu w zakładzie pracy. Nie ma zatem mowy o żadnych wariacjach na temat możliwości stosowania ukrytego monitoringu.

Zgodnie z art. 22(2) kodeksu pracy:

„Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).”

Gdzie można a gdzie nie można monitorować?

Tak wprowadzony monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, ani też co do zasady pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni.

Wyjątkowo można go wprowadzić w ww. pomieszczeniach jeśli będzie to niezbędne do realizacji celu, dla którego go założono i jednocześnie nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Nagrania z monitoringu

Nagrania obrazu z monitoringu mogą być przetwarzane wyłącznie do celów, dla których je zebrałeś. Pamiętaj, że chodzi tylko i wyłącznie o monitoring wizyjny. Nie wolno ci rejestrować dźwięku. Tak zebrany obraz możesz przechowywać jedynie przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Po upływie tego terminu musisz takie nagrania usunąć.

Cele, zakres oraz sposób stosowania monitoringu w zakładzie pracy powinieneś ustalić co do zasady w regulaminie pracy. Jeśli nie jesteś zobowiązany do jego ustalenia, sposób stosowania monitoringu powinieneś umieścić w obwieszczeniu.

O czym jeszcze pamiętać?

Jako pracodawca powinieneś poinformować swoich pracowników o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego nie później, niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto zawsze przed dopuszczeniem do pracy nowego pracownika powinieneś pisemnie poinformować go o celu, zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu.

Pamiętaj również o oznaczeniu pomieszczeń i monitorowanego terenu. Oznaczenie powinieneś wykonać w sposób widoczny i czytelny. Możesz użyć do tego odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Powinieneś wykonać takie oznaczenia nie później niż dzień przed uruchomieniem monitoringu wizyjnego.

Obowiązek informacyjny

Nie zapomnij również o realizacji tzw. obowiązku informacyjnego z rozporządzenia RODO. Najlepiej prostym i zrozumiałym językiem poinformuj swoich gości, iż na terenie zakładu pracy (czy też placu budowy) stosujesz monitoring.

Jak to wykonać? UODO przygotował instrukcję, jak informować o monitoringu wizyjnym – żeby się z nią zapoznać zajrzyj tutaj. Przyda ci się, jeśli będziesz to robił po raz pierwszy.

 

* wyrok z dnia 17.10.2019 r. w sprawie López Ribalda i inni przeciwko Hiszpanii

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 606 707 093e-mail: e.miszczyk@miszczykwrobel.pl

Likwidacja budowlanej spółki z o.o.

Ewa Miszczyk-Wróbel24 listopada 2019Komentarze (0)

Nigdy nie osiągnięto niczego wielkiego bez entuzjazmu.”* Kiedy przeczytałam te słowa nie potrafiłam już wyrzucić ich z głowy. W ubiegłym tygodniu, pomimo wielu przeciwności losu, udało nam się zrobić dwie wielkie rzeczy. Mianowicie, po wielu przygodach sąd rejestrowy wykreślił z rejestru przedsiębiorców dwie spółki z o.o. Jedną w Krakowie, drugą w Katowicach. I wierzcie mi, mój entuzjazm, by zakończyć te dwa trudne projekty, był naprawdę wielki. 😊

Jak wykreślić spółkę z rejestru przedsiębiorców?

Zwykle wykreślenie z rejestru przedsiębiorców spółki z o. o. to nic trudnego. Kodeks spółek handlowych reguluje tę kwestie dość skromnie, ale wystarczająco.

Najpierw wspólnicy podejmują uchwałę o otwarciu likwidacji i wybierają likwidatora. Jego zdaniem jest zakończyć bieżące interesy spółki, spłacić zobowiązania i podzielić pomiędzy wspólników pozostały majątek. Likwidator może wszczynać nowe interesy tylko wówczas, gdy to jest potrzebne do ukończenia spraw będących w toku.

Likwidator wzywa też wierzycieli spółki do zgłoszenia się w terminie trzech miesięcy od ogłoszenia o otwarciu likwidacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Depozyt sądowy

Zgodnie z przepisami prawa, sumy potrzebne do zaspokojenia lub zabezpieczenia znanych spółce wierzycieli, którzy się nie zgłosili lub których wierzytelności nie są wymagalne albo są sporne, likwidator powinien złożyć do depozytu sądowego.

W idealnych sytuacjach tak się właśnie dzieje. Na wszystkie zobowiązania spółki są pieniądze 🙂

Składając sumę pieniężną do depozytu należy pamiętać, aby złożyć wniosek do sądu o wyrażenie zgody na dokonanie takiej czynności. Sam przelew nie wystarczy. Dopiero posiadanie prawomocnego postanowienia sądu wyrażającego zgodę na złożenie sumy pieniężnej do depozyty sądowego otworzy drzwi do wykreślenia spółki. W przeciwnym wypadku przygotujcie się na wezwanie do uzupełnienia braków.

Podział majątku

Jeśli po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli pozostanie likwidowanej spółce jakiś majątek, jego podział pomiędzy wspólników nie może nastąpić przed upływem sześciu miesięcy od daty ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwania wierzycieli. Taki majątek powinien zostać podzielony w sposób proporcjonalny do wielkości udziałów posiadanych przez wspólników.

Warto pamiętać, iż spóźnieni wierzyciele spółki (ci, którzy nie zgłosili roszczeń w trzy miesięcznym terminie albo nie byli spółce znani), mogą żądać zaspokojenia tylko z majątku spółki jeszcze niepodzielonego.

W idealnej sytuacji…

Załóżmy, że bez większych przygód wspólnicy podjęli uchwałę o otwarciu likwidacji, powołali likwidatora oraz zgłosili ten fakt do sądu rejestrowego. W miedzy czasie likwidator ogłosił w Monitorze Sądowym i Gospodarczym o otwarciu likwidacji i wezwał wierzycieli do zgłaszania swoich wierzytelności.

Nikt z wierzycieli się nie zgłosił, spółka nie miała nieuregulowanych zobowiązań – jednym słowem cud, miód i orzeszki.

Jeśli likwidator pozamykał wszystkie bieżące interesy spółki, spłacił zobowiązania i ściągnął wierzytelności, będzie mógł pomyśleć o wykreśleniu spółki z KRS.

Pamiętaj przy tym, że nawet jak formalnie zakończysz likwidację i podzielisz pomiędzy wspólników pozostały majątek spółki, sama spółka z o.o. będzie istnieć do czasu jej prawomocnego wykreślenia z KRS.

Co jest więc do zrobienia na koniec?

W pierwszej kolejności likwidator powinien się upewnić, że w KRS są złożone zatwierdzone sprawozdania finansowe i sprawozdania z czynności likwidacyjnych za wszystkie okresy sprawozdawcze. Chodzi o okres od dnia podjęcia uchwały w przedmiocie otwarcia likwidacji spółki do dnia zakończenia likwidacji.

Następnie powinien sporządzić sprawozdanie likwidacyjne oraz końcowe sprawozdanie z czynności likwidacyjnych. Sprawozdanie likwidacyjne sporządza się na dzień zakończenia likwidacji. Te sprawozdania również powinny zostać zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników.

Dopiero później można podzielić między wspólników majątek pozostały po zlikwidowanej spółce z o.o.

Wniosek o wykreślenie z KRS

Pozostaje już tylko złożenie wniosków do sądu rejestrowego. Jeśli działalność była prowadzona w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, to likwidator powinien złożyć formularz KRS-X2 wraz z załącznikami. Do formularza powinien załączyć:

– zatwierdzone uchwałą wspólników sprawozdanie likwidacyjne oraz sprawozdanie likwidatora z czynności likwidacyjnych

– oświadczenie likwidatora o ogłoszeniu sprawozdania likwidacyjnego w siedzibie spółki;

– oświadczenia likwidatora o zakończeniu likwidacji;

– oświadczenie likwidatora o uregulowaniu wszystkich zobowiązań i ściągnięciu wierzytelności;

– oświadczenia likwidatora o braku postępowań administracyjnych, sądowych i egzekucyjnych prowadzonych przy udziale spółki;

– uchwałę zgromadzenia wspólników ustalającą miejsce przechowywania ksiąg i innych dokumentów spółki po jej wykreśleniu z KRS. Mogą być one przechowywane przez wspólnika lub też może zostać zawarta umowa z firmą profesjonalnie zajmującą się archiwizowaniem dokumentów;

– dowód uiszczenia opłaty od wniosku (opłata sądowa i za ogłoszenie w łącznej wysokości 400 zł).

I to w idealnej sytuacji powinno kończyć wszelkie formalności. Była spółka, nie ma spółki.

Co będzie, jeśli likwidator nie zamknie wszystkich interesów spółki?

I tu właśnie pojawiają się schody. Czasem sytuacja jest trudna. Ilość spraw do ogarnięcia jest ogromna, wierzyciele czy komornicy pukają do drzwi lub na przykład nie ma komu wypłacić spieniężonego w procesie likwidacji majątku (bo i tak się zdarzało).

Co zrobić wówczas? Po pierwsze nie poddawać się. Z pomocą przychodzi bogate orzecznictwo, które nie znajduje uzasadnienia dla funkcjonowania w obrocie gospodarczym podmiotów nieprowadzących czy niezdolnych już do prowadzenia działalności gospodarczej. Należy je wykreślać, inaczej byłyby sztucznie utrzymywane „na powierzchni”, bez żadnego logicznego uzasadnienia.

Warto walczyć z sądem rejestrowym o takie wykreślenie. A opór jest spory, więc entuzjazm powinien być duży. Jak wskazuje treść wciąż aktualnego postanowienia Sądu Najwyższego Izba Cywilna z 18.12..1996 r. sygn. akt I CKN 20/96:

„Nie może (…) jednak stanowić przeszkody do wykreślenia z rejestru handlowego spółki niezdolnej do działania i nie mającej żadnego majątku – a więc »martwego« podmiotu gospodarczego”.

 

Czy likwidując spółkę pomyślałeś o roszczeniach z gwarancji i rękojmi które mogą się pojawić po jej wykreśleniu z KRS? Nie? A powinieneś. Napiszę o tym następnym razem.

***

*R.W. Emerson – urodzony w 1803 r. w Bostonie amerykański poeta i eseista, słynny ze swojego talentu oratorskiego, jeden z najbardziej wpływowych myślicieli i pisarzy XIX wieku (źródło: Wikipedia.pl)

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 606 707 093e-mail: e.miszczyk@miszczykwrobel.pl

Monitoring na placu budowy

Ewa Miszczyk-Wróbel09 listopada 2019Komentarze (0)

Z placu budowy od dłuższego czasu giną narzędzia i materiały. Monitoring na budowie pomoże, myślisz. I robisz co możesz – instalujesz kamery, oznaczasz je, informujesz pracowników i spełniasz tzw. obowiązek informacyjny z RODO. Ale wciąż nie wiesz, kto okrada twoją spółkę budowlaną. Zainstalowanie ukrytego monitoringu wizyjnego mogłoby pomóc znaleźć sprawcę, prawda? Ale jakie to będzie miało konsekwencje?

Po wyroku Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 17.10.2019 r. w sprawie López Ribalda i inni przeciwko Hiszpanii wiadome już jest, że ukryty monitoring wizyjny może być dopuszczalny. Pod warunkiem jednak, że zainstalujesz go z powodu podejrzeń poważnych uchybień pracowniczych oraz ryzyka powstania dużych strat firmy.

Orzeczenie w sprawie López Ribalda

W przywołanym wyroku Trybunał uznał, iż w takiej sytuacji działanie pracodawcy nie będzie naruszało prawa do prywatności.

Sprawa dotyczyła supermarketu w Hiszpanii, którego właściciel zainstalował kamery zarówno widoczne, jak i ukryte. Zrobił to właśnie z powodu podejrzenia nieprawidłowości na sporą skalę – hipermarket miał tzw. manko na przestrzeni kilku miesięcy.

Dzięki ukrytym kamerom pracodawca ujawnił, którzy pracownicy go okradali. Wyciągnął w stosunku do nich konsekwencje rozwiązując z nimi umowy w trybie dyscyplinarnym.

Prawo do prywatności a prawo do uczciwości

Na (nie)szczęście część pracowników odwołała się do sądu pracy. Zarzucili oni pracodawcy, iż korzystanie przez niego z ukrytego monitoringu stanowiło naruszenie ich prawa do prywatności.

Z uwagi na zasady RODO obszar monitorowania (oznaczonego!) powinien być ograniczony tylko do niezbędnego terenu. Chodzi o tzw. ograniczenie celu i minimalizację. Przyjmuje się też, iż interes administratora nie może nadmiernie ograniczać prawa do prywatności i ochrony danych pracowników. Dlatego tez ciężko się nie zgodzić z zarzutami pracowników, nie odnosząc się do ich postawy etycznej, oczywiście.

Szczególne okoliczności

Dzięki temu jednak sprawa mogła trafić aż do Europejskiego Trybunału Praw Człowieka. Tutaj Wielka Izba przyznała rację pracodawcy. Mógł zastosować ukryty monitoring wizyjny z uwagi na szczególne okoliczności swojej sprawy. Czyli uzasadnione podejrzenie nieprawidłowości ze strony pracowników oraz ryzyko wystąpienia dużej straty.

Konsekwencje orzeczenia mogą być doniosłe, szczególnie dla branż narażonych na takie problemy. Branży budowlanej to nie omija, większość placów budowy jest monitorowana – jawnie monitorowana. Sprawa wydaje się dość kontrowersyjna, niektórzy piszą nawet, że jest rewolucyjna. W szczególności z uwagi na fakt, że zgodnie z RODO monitoring wizyjny powinien być oznaczony, a pracownicy poinformowani o zasadach przetwarzania ich danych osobowych.

Pamiętajmy przy tym, że w Polsce nie ma odrębnej ustawy dotyczącej monitoringu wizyjnego. Stosuje się więc do niego przepisy RODO i nowej ustawy o ochronie danych osobowych. Wcześniej zaś stosowało się pomocniczo uchyloną w ubiegłym roku ustawę z 1997 r.

Monitoring wizyjny – urzędowo

Monitoring wizyjny jest dość inwazyjnym sposobem przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z zaleceniami Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych powinno się go stosować dopiero po dokładnym przebadaniu potrzeby administratora (po polsku: zastanów się dwa razy, czy potrzebujesz nagrywać pracowników na budowie).

Powinien też podlegać uważnej kontroli właściwych organów. Jak podaje PUODO w materiałach edukacyjnych na temat monitoringu wizyjnego:

Wiążąca ocena prawidłowości operacji przetwarzania danych osobowych, jaką jest stosowanie monitoringu wizyjnego, jest każdorazowo prowadzona przez Prezesa Urzędu w trybie właściwych postępowań, o których mowa w art. 57 ust. 1 lit. a i f rozporządzenia, tj. w ramach kontroli monitorowania i egzekwowania przepisów o ochronie danych albo ze skargi na przetwarzanie danych osobowych.”*

Monitoring wizyjny przetwarza w szczególności następujący zakres danych osobowych: wizerunek osoby, jej cechy szczególne, numery identyfikacyjne jak numery tablic czy numery boczne pojazdu, którym ta osoba przyjechała.**

Obowiązki administratora

Dlatego też na administratorze ciążą określone obowiązki związane z przetwarzaniem takich danych. Niezależnie od tego, czy zainstalujesz kamery w biurze czy na placu budowy. Musisz je właściwie oznaczyć, poinformować pracowników o ich montażu, a następnie spełnić tzw. obowiązek informacyjny wskazując, kto dokładnie i jak przetwarza te dane oraz jakie w związku z tym przysługują uprawnienia.

W przypadku monitoringu wizyjnego dane osobowe będą przetwarzane poprzez czynności zapisywania, przeglądania, udostępniania czy też usuwania nagrań, na których będą zarejestrowane osoby i zdarzenia.

Pamiętaj też, że dane z monitoringu wizyjnego możesz przetwarzać maksymalnie 3 miesiące. Po tym czasie powinieneś je trwale usunąć.

Podsumowując, osobiście nie zachęcam do instalowania ukrytego monitoringu wizyjnego. Kiedy jednak powstaną szczególne okoliczności, może on okazać się jedynym skutecznym narzędziem do wykrycia nieprawidłowości. I tutaj warto odnotować, że prawo do prywatności nie zawsze wygrywa z uzasadnionym interesem administratora. Zobaczmy jednak najpierw, jak w podobnych sprawach orzekną nasze polskie sądy.

 

Podobne artykuły znajdziesz tutaj:

Rodo w budowlance

Z alkomatem na budowie – rozwiązanie (nie)dozwolone

 

* „Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego”, wersja 1, czerwiec 2018 r.

** według cytowanych powyżej materiałów edukacyjnych PUODO nr rejestracyjny pojazdu jest daną osobową. Jednak według niedawnego orzeczenia sądowego NSA dotyczącego parkomatów, nr rejestracyjny nie jest daną osobową. NSA uznał w nim, że numer rejestracyjny nie pozwala na identyfikację konkretnego człowieka, a zatem nie stanowi danej osobowej. W konsekwencji korzystanie z numerów rejestracyjnych do sprawdzania, czy opłacano postój samochodu, nie jest czynnością przetwarzania danych osobowych.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 606 707 093e-mail: e.miszczyk@miszczykwrobel.pl

Wprowadzenie PPK w spółce budowlanej

Ewa Miszczyk-Wróbel27 października 2019Komentarze (0)

Wykonawcy, którzy sądzili, że PPK pozwoli uwolnić się od uwierających kontraktów budowlanych w zamówieniach publicznych, będą rozczarowani. Dzięki drugiej noweli do ustawy o PPK zamawiający będą musieli podwyższyć wynagrodzenie ryczałtowe o nowo powstałe koszty pracy. Wykonawcy uratowani, ale co z zamawiającymi? Na razie możemy ich tylko przytulić i powiedzieć, „jakoś to będzie” 😊 To tyle tytułem wstępu, przejdźmy do konkretów.

Ustawa z 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych  „określa zasady gromadzenia środków w pracowniczych planach kapitałowych, zwanych dalej „PPK”, zawierania umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK, finansowania i dokonywania wpłat do PPK oraz dokonywania wypłat transferowych, wypłat i zwrotu środków zgromadzonych w PPK.”

Poniżej przedstawiam ci skrócony plan. Pomoże  rozeznać się w temacie i pomyśleć, jak się przygotować do wprowadzenia PPK w twojej spółce budowlanej.

PPK obowiązkowe czy nie?

W pierwszej kolejności powinieneś sprawdzić, czy wprowadzenie PPK w twoim przedsiębiorstwie jest obowiązkowe. Na razie obowiązek ten dotyczy tzw. większych graczy. Zgodnie z przepisami, już niebawem pierwsze wpłaty na PPK zaczną odprowadzać przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 250 osób.

Następnie, jak się okaże, że można do ciebie mówić „większy graczu” 😊 powinieneś wybrać instytucję finansową, która będzie zarządzała PPK.

Umowa o zarządzanie PPK

Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana z instytucją finansową wybraną przez spółkę budowlaną w porozumieniu z tzw. reprezentacją osób zatrudnionych. Reprezentacją taką wyłania się w trybie przyjętym u danego wykonawcy, nie ma na to żadnej szczególnej procedury. Jeśli jednak działają u ciebie związki zawodowe, w pierwszej kolejności wybór instytucji finansowej musi być z nimi skonsultowany. To ważne, nie zapomnij o tym.

Jak wprost wskazuje ustawa, wybór instytucji zarządzającej PPK powinieneś oprzeć w szczególności na podstawie:

  • oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK;
  • ich efektywności w zarządzaniu aktywami;
  • posiadanego przez te instytucje doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.

Taki wybór powinien również uwzględniać tzw. „najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.” Uwielbiam takie sformułowania w przepisach – mamy tu spore pole do popisów dla wykonawców, a następnie dla orzecznictwa. Poczekajmy tylko parę lat 😊

Umowa o prowadzenie PPK

Kolejną czynnością jest zawarcie umowy o prowadzenie PPK. Taką umowę będziesz zawierał z instytucją finansową, z którą zawarłeś umowę o zarządzeni PPK. Zgodnie z art. 14 ustawy będzie ona zawarta „w imieniu i na rzecz” twoich pracowników. Lista pracowników będzie stanowić załącznik do umowy o prowadzenie PPK, ale bez obaw. Nie będziesz musiał zmieniać umowy za każdym razem, jak się ktoś zwolni albo jak przyjmiesz nową osobę. Wtedy po prostu zaktualizujesz listę z załącznika.

Na wybranej przez ciebie instytucji finansowej spoczywają obowiązki informacyjne związane z wprowadzeniem PPK  w twojej spółce budowlanej. Instytucja ta jest bowiem obowiązana poinformować pracowników o warunkach uczestnictwa w PPK, w tym o możliwości konwersji i zamiany (art. 45 ustawy o PPK) oraz o obowiązkach i uprawnieniach związanych z uczestnictwem w PPK, zarówno ich, jak i twoich jako pracodawcy.

Wpłaty podstawowe i dodatkowe

Po tych wszystkich formalnościach teraz już z górki. Od pensji każdego twojego pracownika, który przepracuje co najmniej 3 miesiące, będziesz odprowadzał wpłatę na PPK. Jej wysokość określa się procentowo od wysokości wynagrodzenia pracownika. Twoja cześć wpłaty podstawowej to 1,5% wynagrodzenia, jego cześć to 2%.

Możecie także zadeklarować finansowanie tzw. wpłat dodatkowych. Wyniesie ona odpowiednio do 2,5% w części finansowanej przez ciebie i 2% w części finansowanej przez pracownika.

Dla nowych uczestników programów PPK ustawodawca przewidział też tzw. wpłatę powitalną.

Limity wpłat na PPK

Jak stanowi ustawa, „maksymalny limit wpłat i dopłat możliwych do dokonania na wszystkie rachunki PPK uczestnika PPK wynosi w danym roku kalendarzowym równowartość w złotych kwoty 50 000 dolarów amerykańskich, według średniego kursu dolara amerykańskiego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok kalendarzowy.” Po przekroczeniu tak obliczonego limitu dalsze wpłaty i dopłaty na rachunek PPK danego pracownika nie są dokonywane. Ale kto wie, co przyniesie przyszłość. Wystarczy zobaczyć, jaka się toczy dyskusja wokół zniesienia limitu składek na ZUS.

A jak pojawią się problemy?

Nie zawsze jednak będą środki na takie extrasy, co wówczas? Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 4 ustawy o PPK podmiot zatrudniający i uczestnik PPK:

  1. w okresie przestoju ekonomicznego, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy oraz w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy, o którym mowa w art. 2 pkt 2 tej ustawy;

  2. w przypadku zaistnienia przesłanek niewypłacalności pracodawcy, o których mowa w ustawie z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy;

  3. w okresie przejściowego zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej lub ograniczenia jej prowadzenia na skutek powodzi i braku środków na wypłatę wynagrodzeń dla pracowników, o których mowa w art. 23 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi

– nie finansują wpłaty podstawowej ani wpłaty dodatkowej. W przypadku wystąpienia wymienionych powyżej okoliczności, pracownik może jednak w deklaracji składanej do pracodawcy zadeklarować samodzielne finansowanie wpłaty podstawowej i wpłaty dodatkowej.

Dobrze, że ustawa o PPK przewiduje takie wyjątki. Nie ma w nich jednak nic na temat braku płatności przez inwestora faktur za wykonane roboty budowlane czy też niezasadnego potrącenia kar umownych. Nawet w czasach kryzysu w budowlance wpłaty na PPK będą odprowadzane. Choć znawcy tematu przyznają wpłatom na PPK charakter zbliżony do instytucji rynku kapitałowego, w praktyce niewiele będą się one różnić od obowiązkowych danin publicznych.

Do wpłat dokonywanych do PPK w zakresie nieuregulowanym w ustawie stosuje się przepisy kodeksu cywilnego. Roszczenia z tytułu wpłat ulegają natomiast przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne.

A jak to ogarnąć technicznie?

Przygotowując się technicznie do wprowadzenia PPK powinieneś założyć rezerwę na obowiązkowe wpłaty oraz na koszty funkcjonowania PPK. Jej wysokość będzie zależała od tego, ile osób zatrudniasz i kiedy ustawa o PPK zacznie obowiązywać w twojej spółce budowlanej.

Tak jak przy split payment, tak i w tym przypadku powinieneś również sprawdzić, czy twój system kadrowo-płacowy posiada odpowiednie funkcjonalności. Jeśli nie, najwyższy czas ogarnąć te kwestie. Tak samo powinieneś sprawdzić, czy masz już wdrożone narzędzia do prowadzenia dokumentacji związanej z PPK. Wewnętrzne procedury z pewnością również będą wymagały pewnych modyfikacji.

W dużych spółkach budowlanych warto więc rozważyć stworzenie nowych etatów, pracy będzie bowiem sporo. Dobrze, że jutro poniedziałek. Można zrobić plan działania 🙂

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 606 707 093e-mail: e.miszczyk@miszczykwrobel.pl

Split payment w budowlance – bądź na bieżąco!

Ewa Miszczyk-Wróbel19 października 2019Komentarze (0)

Winter is coming, chciałoby się powiedzieć. Klienci kancelarii zaczynają płacić korzystając z mechanizmu podzielonej płatności. Klienci z tzw. branży budowlanej, którzy sami już otrzymują takie płatności. A przecież jeszcze kilka dobrych dni zostało do 1 listopada, od kiedy split payment dla budowlanki będzie obowiązkowy. Nadszedł więc czas, aby coś więcej o tym napisać.

Bogu co boskie, cesarzowi co cesarskie

Najprościej ujmując, split payment to mechanizm podzielonej płatności, który funkcjonuje w naszej rzeczywistości od 2018 r. Niebawem jednak zmienią się zasady.

Od 1 listopada 2019 r. jeśli zamawiający będzie płacił przelewem twoją fakturę,  kwota netto wpadnie na rachunek bieżący a kwota VAT na zamknięty rachunek utworzony jakiś czas temu przez twój bank. Tak samo w drugą stronę. Jeśli zapłacisz podwykonawcy, swobodnie będzie mógł korzystać z przelanej kwoty netto. Kwotę VAT będzie miał „zamrożoną”, do wykorzystania jedynie w płatności do US czy ZUS. Chyba, że „puści ją dalej”, korzystając z tego samego mechanizmu.

Obowiązkowy split payment

Obowiązek stosowania podzielonej płatności dotyczy przelewów za towary czy usługi realizowane pomiędzy podatnikami – przedsiębiorcami podlegającymi opodatkowaniu VAT w Polsce. Jeśli podmioty zagraniczne będą płacić za transakcje podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce, będą zobowiązane do założenia w Polsce rachunku bankowego.

Płatności mają być udokumentowane fakturą o wartości przekraczającej 15 000 zł brutto. Możliwe będzie zrealizowanie w jednym przelewie z mechanizmem podzielonej płatności zapłaty za kilka faktur. To w sumie wydaje się być nawet wygodne.

Co więcej, takie faktury będą musiały w swej treści zawierać informację o stosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. Jeśli jednak będziesz się rozliczał z kontrahentem kompensując wzajemne należności, nie musisz dodawać tej informacji (art. 108a ust. d ustawy o VAT).

Kiedy musisz „w split payment”

Obowiązkowe stosowanie mechanizmu podzielonej płatności dotyczy też wybranych towarów i usług. Są one szczegółowo określone w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Jest ich aż 150 i należy je określać stosownie do Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Są wśród nich i roboty budowlane oczywiście.

Jeśli wykonujesz umowę o roboty budowlane, która z jakiegoś powodu może być kwalifikowana inaczej, porozmawiaj o tym z drugą stroną. Doprecyzujcie przedmiot umowy przed jej podpisaniem, w szczególności poprzez wpisanie odpowiedniego PKWiU. Duże korporacje budowlane już to stosują w swoich wzorach umów, zauważyłeś?

Przepisy przejściowe

Ulubione kwestie prawników, mianowicie przepisy intertemporalne. Stosownie do treści art. 10 ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw, przepisy sprzed 1 listopada będą miały zastosowanie w sytuacji, gdy:

przed 1 listopada 2019 r. podatnik dokonał dostawy towarów lub świadczenia usług, wymienionych w załączniku nr 11 lub załączniku nr 14 do ustawy o VAT, dla których obowiązek podatkowy powstał lub faktura została wystawiona po 31 października 2019 r.;

po 31 października 2019 r. podatnik dokonał dostawy towarów lub świadczenia usług, wymienionych w załączniku nr 11 lub załączniku nr 14 do ustawy, dla których faktura została wystawiona przed 1 listopada 2019 r.

Sankcje

A jeśli otrzymasz fakturę z oznaczeniem stosowania mechanizmu podzielonej płatności i się do niego nie zastosujesz? Organ podatkowy będzie uprawniony do naliczenia sankcji. A powiedzmy sobie szczerze, 30% kwoty VAT to niemało, prawda?

A jeśli faktura nie będzie miała takiego oznaczenia? Niestety nie zwalnia cię to z obowiązków. Od 1 listopada 2019 r. musisz zawsze wiedzieć, za jakie towary czy usługi jest konkretna faktura? Czy towary te lub usługi są wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT? Czy masz obowiązek zapłacić tę konkretną fakturę z uwzględnieniem mechanizmu podzielonej płatności. Wspaniale, prawda? 😊

Split payment – księgujemy

Jeśli prowadzisz pełną księgowość, warto też sprawdzić, czy wszystko jest „ogarnięte”. Do wykonania jest bowiem aktualizacja planu kont, wprowadzenie dodatkowej ewidencji analitycznej części VAT czy też umieszczenie dodatkowych informacji do sprawozdania finansowego. Nie rób tego sam. Ale koniecznie sprawdź, czy księgowa pamięta.

Nadszedł też najwyższy czas, aby takie techniczne kwestie dograć z dostawcą twojego programu księgowego. Wszystko musi sprawnie działać już za kilka dni.

***

Nie mam dziś nic optymistycznego na zakończenie. Po prostu – spokojnej nocy.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: +48 606 707 093e-mail: e.miszczyk@miszczykwrobel.pl